[AEON TAN PHU] DIVISION LEADER – ADMIN

I. Roles and responsibilities:

Administrative tasks & Cost Control
– Assist Store Admin Manager in development and implement new administrative systems, such as record management.
– Coordinate with Aeon Delight to tackle issues relating to house-keeping, security and technical matters.
– Prepare data& document adapting the inspection team from governmental authorities.
– Plan & order uniforms, name badges, swipe cards, material to ensure cost efficiency.
– Support to take care of other matters relating to staff s benefits, i.e. staff bus, staff canteen, medical room, garbage management.
– Support to dispose of unused equipment, machinery.
– Control store expenditure within budget parameters.
– Make periodical report related to cost& other matter.
– Promote, strengthen cost effectiveness mindset to all Store staff.

5S and Safety Implementation
– Responsible on safety of personnel working and 5S at the backyard& backroom.
–  Maintain standards of health and safety, hygiene and security in the work environment.
– Support and check the plan of maintenance of vehicles, machinery and equipment.”
 
Process, Guidelines & Supporting roles
– Ensure compliance in internal controls.
– Communicate, train, implement and sustain relevant policies, processes and procedures within the store to deliver the required outcomes.
– Plan ahead and work towards material order and related processes for new store’s opening.

Rules-Regulations& Duties
– Follow all working procedures, the company’s policies, rules and regulations.
– Check, monitor, remind and guide subordinates to follow the rules and regulations.
– Support other departments as necessary.
– Other tasks or responsibilities as assigned by Store Admin Manager or Deputy Store Manager.

II. Qualification and Job Requirements:

  • University degree
  • A minimum of 3 years related office/ administrative management preferably in retail
  • Detail oriented and be able to handle multi-tasks
  • Abilities to use computer, office programs and database
  • Planning, development, improvement mindset
  • Good English language (both written and oral)
  • Work well under high pressure
  • Be able to work at shift & on Public holidays

III. Preferred skills:

  • Good communication skill
  • Problem solving skill
  • Leadership skill
  • Teamwork skill
  • Risk management skill
  • Good negotiation skills
  • Good organizing and time management skills

Email to apply: hr.celadon@aeon.com.vn

Tel: (028) 6288 7711 – Ext: 741

[AEON XUÂN THỦY] TRƯỞNG NHÓM HÀNH CHÍNH (ADMIN GROUP LEADER)

I. KEY RESPONSIBILITIES 

1. Expenditure

– Collect all taxi bills of the store and make weekly report.

– Collect all Purchase Request (working tools, device and stationery) and make monthly report.

– Monitor expenditure in term of taxi usage & the ordering of working tools, device, stationery and .propose ways to save costs.

2. Stationery

– Receive Purchase Request for Stationery, employee cards then proceed ordering.

– Receive Stationery, employee cards from supplier and deliver to staff.

3. Staff Meal

– Get quantity of meal to be served each week from each Operation Line and inform to Aeon Delight.

– Make report on real quantity of served meal each day and each month.

4. Staff uniform

– Be in charge of delivering uniform to new staff and uniform replacement in case of wear and tear.

– Take and store returned uniform of resigned employees from HR Store.

5. Manpower management

– Plan and prepare duty roster, shift plan and assign subordinates on duty.

– Ensure sufficient manpower during business in ad-hoc situations.

– Ensure General Staff’s attendance and attire.

– Be responsible for General Staff’s performance.

– Identify and reduce unnecessary tasks to increase staff productivity.

– Regularly train and motivate subordinates in daily works.

– Identify potential staff for succession planning purposes.

– Build and promote teamwork spirit.

6. Rules and Regulations

– Follow all working procedures, the company’s policies, rules and regulations.

– Check, monitor, remind and guide General Staff to follow the rules and regulations.

7. Other duties

– Support other departments as necessary.

– Other tasks or responsibilities as assigned by Store Admin Division Leader/ Admin Manager and Store Manager.

II. JOB REQUIREMENTS 

1. Qualification and Job Requirements:

– University/College degree. 

– Minimum 01 year of related experience. 

– Be able to work at shift & on Public holidays. 

– Have ability to relocate to other Stores as per Company’s assignment is a plus. 

2. Preferred skills

– Show good attention to detail. 

– Teamwork skill: Actively promote team work. 

– Leadership: Acting leadership by example. 

– Computer literacy. 

– Good communication skill.

– Good command of English is a plus

III. CONTACT INFORMATION

Please send your resume to email:

  • hr.xuanthuy@aeon.com.vn (Ms. Nhi) 
  • anh.duong@aeon.com.vn (Ms. Minh Anh)
  • hoa.nguyenthanh@aeon.com.vn (Ms Hoa)

Tel: (024) 6277 8333 – Số nội bộ: 765 / 771

IV. WORKING LOCATION:

AEON XUÂN THỦY – Số 122 – 124 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội (Tòa Mipec)

[AEON XUÂN THỦY] CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH (ADMIN DIVISION LEADER)

I. KEY RESPONSIBILITIES

1. Administrative tasks 

– Assist Store Admin Manager in developing & implementing new administrative system

– Supervise material order & issuing of uniforms, name badges, swipe cards…

– Make the working roster of the store’s Line Manager & store warehouse’s opening & closing

– Coordinate with AEON Delight to solve issues related to cleaning, security & technical matters

– Receive & work with inspection team from governmental authorities

– Supervise other matters relating to staff canteen, medical room, garbage management

– Promote 5S action & creation of an idea workplace – Make the periodical report on costs & other matters

2. Process & Guidelines 

– Develop working processes, and guidelines for other departments to ensure smooth operation.

– Ensure compliance with internal controls.

– Communicate, train, implement, and sustain relevant policies, processes, and procedures within the store to deliver the required outcomes.

3. Cost Control 

– Control store expenditure within budget.

– Promote, and strengthen the cost-effectiveness mindset in all Store staff.

4. Supporting roles

– Support other functions in the execution of promotion schemes, customer surveys, handling customer grievances, and finding solutions to arisen difficulties in operation.

– Support other departments regarding staff allocation plans to ensure adequate staffing for smooth operation, especially in peak seasons.

5. Rules and Regulations

– Follow all working procedures, the company’s policies, rules and regulations.

– Check, monitor, remind, and guide subordinates to follow the rules and regulations.

6. Other duties

– Other tasks or responsibilities as assigned by the Admin Manager and/or Store Manager.

II. JOB REQUIREMENTS 

1. Qualification and Job Requirements:

  • University graduate.
  • A minimum of 3 years experience in the retail industry and 2 years in the management position.
  • Be able to work at shift & on Public holidays.
  • Having the ability to relocate to other Stores as per the Company’s assignment is a plus.

2. Preferred skills:

  • Computer literacy (Ms. Office, Internet…)
  • Detail-oriented and careful
  • Able to adapt quickly & react positively to business needs & changes in strategies
  • Good in:

– Planning & organization skill

– Interpersonal & communication skill

– Leadership skill

– Problem solving skill

– English communication skill (verbal & written)

III. CONTACT INFORMATION

Please send your resume to email:

  • hr.xuanthuy@aeon.com.vn (Ms. Nhi) 
  • anh.duong@aeon.com.vn (Ms. Minh Anh)
  • hoa.nguyenthanh@aeon.com.vn (Ms. Hoa)

Tel: (024) 6277 8333 – Số nội bộ: 765 / 771

IV. WORKING LOCATION:

AEON XUÂN THỦY – Số 122 – 124 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội (Tòa Mipec)

[AEON XUÂN THỦY] TRƯỞNG BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH (ADMIN MANAGER)

I. KEY RESPONSIBILITIES

1. Administrative tasks

– Implement store operating plan within budget parameters and sustain during the financial year.

– Provide input into the store’s operating plan.

– Develop and implement new administrative systems, such as record management.

– Supervise daily store warehouse opening and closing; provide guidance through the implementation of standard procedure and monitor store keys.

– Supervise material order to ensure cost efficiency.

– Supervise the ordering and issuing of uniforms, name badges, and swipe cards.

– Make a working roster for the store’s Line Manager and a roster for the store warehouse’s opening and closing.

– Coordinate with Aeon Delight to tackle issues relating to housekeeping, security, and technical matters.

– Make periodical reports related to costs and other matters.

– Receive and work with the inspection team from governmental authorities.

– Supervise other matters relating to staff’s benefits, i.e. staff bus, staff canteen, medical room, garbage management.

2. Process & Guidelines 

– Develop working processes, and guidelines for other departments to ensure smooth operation.

– Ensure compliance with internal controls.

– Communicate, train, implement, and sustain relevant policies, processes, and procedures within the store to deliver the required outcomes.

3. Cost Control

– Rigorously examine the store’s budget and expenditure to come up with a cost-saving plan.

– Control store expenditure within budget parameters. – Promote, and strengthen the cost-effectiveness mindset in all Store staff.

4. Supporting roles

– Plan and work towards material order and related processes for the new store’s opening.

– Support other functions in the execution of promotion schemes, customer surveys, handling customer grievances, and finding solutions to arisen difficulties in operation.

– Support other departments regarding recruitment plans, and staff allocation plans to ensure adequate staffing for smooth operation, especially in peak seasons.

5. Manpower management
– Optimize people’s productivity by manpower planning and implementation to achieve target and maximum productivity.

– Ensure efficient leadership to direct the Line/Department toward the Company’s business strategies.

– Monitor subordinates’ attendance and attire.

– Approve duty roster, and shift plan raised by subordinates.

– Be responsible for subordinates’ performance.

– Take part in recruitment & selection activities for Line/ Department’s staffing.

– Motivate, train, and develop staff to encourage their professional development.

– Identify potential staff for succession planning purposes.

– Build and promote teamwork spirit.

6. Rules and Regulations 

– Follow all working procedures, the company’s policies, rules and regulations.

– Check, monitor, remind, and guide subordinates to follow the rules and regulations.

7. Other duties 

– Other tasks or responsibilities as assigned by Store Manager and or Senior General Manager – Operation.

II. JOB REQUIREMENTS

1. Qualification and Job Requirements:

  • University graduate.
  • A minimum of 5 years related office/administrative management experience, preferably in the retail industry.
  • Be able to work at shift & on Public holidays.
  • Having the ability to relocate to other Stores as per the Company’s assignment is a plus.

2. Preferred skills:

  • Computer literacy (Ms. Office, Internet,…).
  • Sound knowledge of retail background
  • Highly organized and able to prioritize
  • Demonstrated attention to detail
  • Advanced written, verbal, and interpersonal communication skills
  • Strong initiative and leadership skills
  • Excellent communication skills, both verbal and written
  • Excellent problem solving skills
  • Ability to adapt quickly and react positively to business needs and changes in strategies
  • Good command of English: verbal and written.

III. CONTACT INFORMATION

Please send your resume to email:

  • hr.xuanthuy@aeon.com.vn (Ms. Nhi) 
  • anh.duong@aeon.com.vn (Ms. Minh Anh)
  • hoa.nguyenthanh@aeon.com.vn (Ms. Hoa)

Tel: (024) 6277 8333 – Số nội bộ: 765 / 771

IV. WORKING LOCATION:

AEON XUÂN THỦY – Số 122 – 124 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội (Tòa Mipec)

[AEON TÂN PHÚ] NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

– Đặt hàng, quản lý tồn kho, kiểm soát chi phí, cấp phát vật tư, trang thiết bị, dụng cụ, vật dụng… cho văn phòng và ngành hàng.

– Quản lý và thực hiện các tác vụ liên quan đến nhân viên: đồng phục, nước uống, căn tin, công tác phí, các chế độ phúc lợi khác.

– Quản lý thực hiện các tác vụ về cơ sở vật chất: phòng cháy chữa cháy, dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, bảo trì trang thiết bị, tòa nhà….

– Quản lý các vấn đề liên quan đến căng tin, xe buýt, phòng y tế, tủ đựng đồ nhân viên, phòng chứa rác thải, phòng chứa rác khô.

– Thực hiện các báo cáo liên quan: vật tư, chi phí, chi phí giao hàng, phí taxi

– Lập danh sách kiểm tra hàng ngày: kiểm tra vệ sinh, cơ sở vật chất tại bãi đóng gói, sàn bán hàng, phòng cháy chữa cháy nội bộ

– Lập kế hoạch cho ngày vệ sinh, ngày huấn luyện Phòng cháy chữa cháy

– Hợp tác với Aeon Delight để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến vệ sinh, an ninh, bảo trì, dịch vụ…

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

– Tốt nghiệp Cao Đẳng trở lên.

– Có hiểu biết về hệ thống điện, nước, gas là một lợi thế.

– Kỹ năng vi tính tốt (Word, Excel).

– Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm.

– Kỹ năng giải quyết vấn đề.

– Có thể đi làm xoay ca và Lễ Tết.

 

Ứng viên quan tâm xin vui lòng gửi hồ sơ đến Ms. Duyên – Phòng Nhân sự Aeon Celadon Tân Phú

Email: hr.celadon@aeon.com.vn

[AEON TÂN PHÚ] THỰC TẬP SINH NHÂN SỰ

Mô tả công việc

 1.Tuyển dụng:

Hỗ trợ các hoạt động của quy trình tuyển dụng, bao gồm:

  • Thiết kế và lên nội dung cho dự án tuyển dụng
  • Liên hệ sơ vấn ứng viên, hẹn lịch phỏng vấn trực tiếp với ứng viên
  • Lên lịch cho các sự kiện tuyển dụng (Ngày hội tuyển dụng lớn)
  • Báo cáo & Nhập liệu,…

Hỗ trợ chuẩn bị các Ngày phỏng vấn, Đào tạo:

  • Hỗ trợ phối hợp với các bộ phận liên quan chuẩn bị cơ sở vật chất, hồ sơ liên quan
  • Hỗ trợ điều phối, hướng dẫn ứng viên/ nhân viên mới
  • Kiểm tra các hồ sơ chứng từ theo quy định

2. Các công việc khác theo sự phân công

Yêu cầu ứng viên

– Sinh viên năm 3, năm 4 thuộc các trường Đại học/Cao đẳng

– Thành thạo Microsoft Office

– Có tinh thần chủ động, học hỏi nhanh, giao tiếp tốt

– Ưu tiên các bạn có thể thực tập full – time

Quyền lợi

– Hỗ trợ bữa ăn canteen

– Hướng dẫn công việc chi tiết

– Xác nhận thực tập theo mẫu của công ty

– Hỗ trợ sắp xếp lịch làm việc phù hợp thời gian học

Cách thức ứng tuyển

Ứng viên quan tâm vui lòng gửi CV về email: hr.celadon@aeon.com.vn

[VĨNH PHÚC] Nhân viên hỗ trợ hành chính & giao hàng (supporting)

Aeon Việt Nam tuyển dụng 01 nhân viên hỗ trợ Admin/MMD làm việc tại nhà máy sản xuất bánh mì Kowa – KCN Thăng Long Vĩnh Phúc

TRÁCH NHIỆM CHÍNH

Nhiệm vụ chính:

  • Hỗ trợ xử lý công việc quản lý công việc phát sinh tại nhà máy Kowa – KCN Thăng long Vĩnh Phúc
  • Phụ trách công tác giao nhận hàng hóa và tham gia công tác kiểm kho.
  • Phụ trách quy trình thanh toán và chứng từ trên hệ thống cho Trung tâm chế biến thực phẩm
  • Phối hợp làm việc với Văn Phòng, bên thứ ba và nhà cung cấp.

Các hoạt động chính:

  • Mua hàng và soạn thảo hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ nếu có, kiểm tra các chứng từ liên quan và tiến hành thanh toán trên hệ thống.
  • Liên hệ với ban quản lý nhà máy về bãi đậu xe cho nhân viên, thanh toán tiền điện, dịch vụ thu gom rác, quy định vệ sinh
  • Vai trò MMD nhận hàng, kiểm tra tình trạng giao dịch trên hệ thống, đảm bảo hàng được thanh toán đúng tiến độ.
  • Chuẩn bị và tham gia hoạt động xuất/ nhập kho với vai trò giao nhận hàng (MMD) theo quy trình xuất/nhập kho, kiểm tra kết quả.
  •  Công việc hành chính chung như: đón tiếp bộ phận giám định, tạo điều kiện cho cuộc họp hoặc bổ sung các dịch vụ cần thiết để trung tâm ​​hoạt động thông suốt
  • Làm việc với  văn phòng chính (HQ) về buổi đào tạo của team hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có.

Vai trò và trách nhiệm:

1. Quản lý admin:

  • Thu thập và kiểm tra tài liệu liên quan đến các tài sản và chi phí chung của trung tâm
  •  Chuẩn bị hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ, tiến hành và theo dõi quy trình thanh toán trên e-doc.
  •  Dự trù ngân sách quản trị hàng năm cho nhóm dự án. Xác minh mức sử dụng thực tế và báo cáo quản lý nếu chi phí vượt quá ngân sách.
  • Cùng bộ phận HQ giải quyết các vấn đề để đảm bảo trung tâm sản xuất hoạt động thông suốt.
  • Hợp tác với bộ phận đào tạo và bộ phận hỗ trợ OP trong việc tổ chức đào tạo nhân viên
  • Công việc hành chính khác như: đón đoàn kiểm tra & các công việc hành chính văn phòng.

2. Nhiệm vụ giao nhận hàng (MMD)

  • Nhận vật tư sản xuất, hàng hóa.
  • Đảm bảo hàng hóa được kiểm tra theo tiêu chuẩn của công tyAVN, cập nhật hệ thống theo chức năng công việc của MMD
  • Tham gia hoạt động nhập kho với vai trò là MMD theo “Quy trình nhập kho”. Kiểm tra kết quả nhập kho hàng tháng, báo cáo nếu có dữ liệu bất thường.
  • Cập nhật, kiểm tra trạng thái giao dịch trên hệ thống lợi nhuận (GTN, GRN…), đảm bảo chúng được thanh toán đúng tiến độ
  • Giám sát hoạt động của nhà cung cấp, cảnh báo cho bộ phận MD và quản lý nếu có bất kỳ hoạt đông bất thường

3. Nội quy, Quy định và các nhiệm vụ khác

  • Tuân thủ mọi quy trình làm việc, chính sách, nội quy và quy định của công ty.
  • Các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm khác theo sự phân công của Leader hoặc Manager.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

  • Tốt nghiệp trung học phổ thông trở lên
  • Ưu tiên 01 năm kinh nghiệm Admin hoặc MMD.
  • Kỹ năng giao tiếp tốt.
  • Thái độ làm việc tốt.
  • Thành thạo máy tính/ tin học
  • Có khả năng làm việc theo ca  và ca đêm và làm việc được chủ nhật, ngày lễ, tết
  • Kỹ năng làm việc nhóm tốt.
  • Kỹ năng quản lý thời gian và giải quyết vấn đề tốt.

Vui lòng gửi CV tới Ms Hoahoa.nguyenthanh@aeon.com.vn

ĐT: (024) 6277 8333 Số nội bộ: 771

Địa điểm làm việc:  Nhà máy sản xuất Kowa -Lô số D-2, Khu công nghiệp Thăng Long Vĩnh Phúc, Xã Thiện Kế, Huyện Bình Xuyên, Tỉnh Vĩnh Phúc, Việt Nam

 

[HCM] ADMIN OFFICER (NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH TỔNG VỤ)

  • Primary Objective:
    Admin Officer is responsible for assisting administrative and clerical services in order to facilitate effective & efficient daily operations of BO and Stores.

  • Roles and responsibilities:
    List in order of importance the major responsibilities of the job and estimate the percentage of time spent on each responsibility (the main function of the job may or may not be the one where the most time is spent).

  • Manage general affairs for HQ
    – Receive and transfer incoming telephone calls.
    – Arrange air ticket, hotel, transportation means, and insurance for staff going on business trip.
    – Manage company car, taxi, bus.
    – Manage the timely payments for office expense: taxi, apartment lease, bus & car rental fee, hotel, air ticket etc.
    – Assist in administration duties for expats such as visa, work permit, residence card processing, and apartment lease & car rental contract.
    – Manage office‘s cleanness, tidiness and full of supplies (drinking water etc)

  • Support store operation.
    – Support to setup canteen, taxi & bus service to new store.
    – Follow up and support to monitor these services operating.

  • Other tasks or responsibilities as assigned by Admin Manager

  • Qualification and Job Requirements:
    1. University degree
    2. Experience of applying work permit/ residence card/ VISA for expats
    3. Experience of booking air ticket, hotel
    4. Arrange company car, taxi
    5. Control canteen

  • Preferred skills
    1. Good command of spoken and written English
    2. Computer literate: Word, Excel, PowerPoint, Outlook and Internet
    3. Good problem solving skills.
    4. Detail oriented and be able to handle multi-tasks.
    5. Good organizing and time-management skills.
    6. Fairness and intergrity
    7. Careful
    8. Supporting spirit

  • Contact Email: linhphuong.truong@aeon.com.vn

 

Aeonmall messenger